El sistema de gestión documental de Canal 9

Información Institucional

La Ley de Creación de la Radiotelevisión Valenciana es aprobada por las Cortes Valencianas el 4 de Julio de 1984, gestionada a través de dos empresas públicas en forma de sociedades anónimas, Televisión Autonómica Valenciana S.A. y Radio Autonomía S.A. Consta de tres canales en emisión:

· Canal 9, en emisión desde 9 de octubre 1989, con una programación entre 19 y 20 horas de duración. El castellano y valenciano conviven en función del tipo de programa, siendo en el idioma de la Comunidad Valenciana los programas informativos diarios o no diarios, las retransmisiones especiales y deportivas, y los programas infantiles.

· Punt 2 en emisión desde 9 de octubre de 1997. Comienza la emisión a las 10 de la mañana para cerrar pasadas las 3 ó 4, emitiendo íntegramente en valenciano.

· Canal Comunitat Valenciana en emisión desde el 9 de octubre de 1997, con unas 15-16 horas de emisión a través de Digital Plus.

Tiene dos centros de producción, uno en Burjassot, cerca de valencia y otro es el Centro de Produccion de Programas de Alicante.

La normativa por la cual se regía la actuación de los fondos documentales fue aprobada por el director general el 15 de Octubre de 2002. En ella se recogen tanto las líneas generales de actuación, como la conservación, preservación, y el acceso a los fondos documentales.

Estructura de la unidad de documentación de canal 9 - tvv

La Unidad de Documentación de RTVV está integrada en la Dirección de Gestión y Planificación de Recursos Humanos y Materiales de la Dirección General, bajo el Departamento de Servicios Generales. Con el fin de organizar los materiales emitidos y generados por las empresas de Radio y Televisión, se crea dicha Unidad en 1990.

Dicha Unidad está dividida en dos secciones bien diferenciadas pero con un objetivo común.

- Documentación Escrita.
- Documentación Audiovisual.

El objetivo de estas secciones es dar respuesta a los usuarios, principalmente utilizado por el personal de Televisión Valenciana.

Selección

Según la FIAT lo ideal seria guardarlo todo, emitido y usado para la producción, sin embargo, esto es imposible en la práctica por los altos costes del tratamiento documental y conservación, y por los problemas de espacio de almacén. Por tanto será necesario hacer selección atendiendo a las posibilidades de reexplotación de los fondos y al carácter patrimonial de los mismos. Las posibilidades de reexplotación de los fondos audiovisuales están condicionadas por las características técnicas y por la posesión de los derechos de autor de los mismos.

Características Técnicas

· Máster de emisión y sus correspondientes Copias de emisión, contienen los programas montados, con los audios mezclados y rótulos preparados para la emisión.

· Premáster o Editado, contienen los programas montados pero sin rótulos y con los canales de audio separados (ambiente y off) por lo cual es un material muy apto para la reutilización y por tanto para el archivo.

· Paralelo de antena, es el resultado de la grabación de programas que se emiten en directo (informativos, retransmisiones etc.) por tanto constituyen el único testimonio de estas producciones. Tienen rótulos y las bandas de sonido mezcladas.

· Compactado, se denomina así en Canal 9 y otras emisoras de televisión, el resultado de unir en un mismo soporte diversas unidades con características técnicas idénticas. Estos materiales son ideales para la reexplotación en la creación de nuevas producciones pues mantienen los canales de audio separados -lo cual permite la utilización del sonido ambiente limpio - y no llevan ningún tipo de rótulos o anagramas distintivos.

· Bruto u Original de cámara, es el único documento primario de todos los descritos. Contiene la grabación de las imágenes tal y como salen de la cámara, sin ninguna edición y con el sonido ambiente. Es por ello que los brutos de calidad son muy valorados como material de archivo para su uso en sucesivas producciones.

Propiedades de los derechos de autor

En cuanto a la posesión de los derechos de autor se parte de la premisa básica de conservar todo el material emitido del cual Canal 9 sea propietaria de los derechos de autor. Sobre los programas de producción propia la emisora de televisión tiene todos los derechos de propiedad y por ello tienen un alto nivel de reexplotación.

Por otra parte los programas de producción propia tienen gran valor patrimonial y cultural
Sobre el material no emitido se hace una selección bastante estricta ya que el material en bruto a veces adolece de calidad de archivo, o su contenido es poco interesante o repetitivo. Esto se hace sin olvidar que el buen bruto es un material muy apropiado para la reutilización.

Generalmente la producción ajena que la emisora compra para emitir es la más susceptible de sufrir selección, excepto cuando los programas que han adquirido de producción ajena tienen una banda sonora en valenciano grabada por la misma cadena y cuando los programas han tenido un gran éxito de audiencia, si se quieren volver a emitir, aunque sea necesario recontratar los derechos, supone un ahorro en cuanto a soporte y trabajo.

Preservación

Las videotecas de Canal 9 están separadas de las áreas de visionado y préstamo y a ellas solo tienen acceso el personal de documentación, con ello se consigue un mantenimiento de las condiciones de humedad y temperatura además de una custodia segura de sus materiales.
Los valores de humedad y temperatura oscilan entre 18º y 21º y y de humedad entre un 40 % y un 55%. Las cintas se encuentran alojadas en armarios compactos de gran capacidad que permiten economizar al máximo.

En cuanto a las condiciones de uso, lo deseable sería mantener copias de archivo y de trabajo, lo costoso de esto ha llevado a una situación en la cual, y sobre todo en los programas informativos, los más prestados, se utilizan unos materiales para el visionado y la conservación a largo plazo y otros para el préstamo para la explotación en posteriores producciones.

Por otra parte, la limpieza y revisión periódica de los magnetoscopios de visionado del área de documentación pretende minimizar los posibles deterioros provocados en las cintas durante el proceso del análisis documental.

Los fondos audiovisuales de TVV han sufrido, como todas las emisoras de televisión los efectos del continuo avance tecnológico en materia de soportes físicos.

En el archivo de TVV se han utilizado varios tipos de formatos:

- Cintas abiertas de pulgada, se usó al inicio de las emisiones para programas de producción ajena, actualmente transferidas a otros formatos.

- Cintas cerradas U-Matic, mínimamente usada al principio de las emisiones fue inmediatamente substituida por los formatos Betacam .

- Cintas Betacam, son casetes de 1/2 pulgada

- El Betacam óxido, fue muy utilizado en la primerísima etapa de Canal 9 grabando en este formato el primer fondo de originales de cámara.

- El Betacam - SP supone una considerable mejora en la calidad de reproducción y la facilidad de uso formato prácticamente normalizado hasta la llegada de los formatos digitales.

- El Betacam Digital, lanzado al mercado en 1993, disfruta de todas las ventajas de la tecnología digital en cuanto a calidad, capacidad y perdurabilidad de sus contenidos. En TVV soporte para las producciones propias con mayores pretensiones.

- El Betacam - SX es un formato digital que permite grabar tanto sobre cintas SP (duplicando su capacidad) como sobre cintas SX específicamente diseñadas para este formato, lo cual lo convierte en un soporte muy rentable. Formato generalizado en Canal 9.

- Por último se han utilizados videos domésticos de formato VHS como único testigo de la programación por ello en Canal 9 – TVV. Estas copias en VHS han sido substituidas por discos DVD que ahorran una gran cantidad de espacio y ofrecen una calidad más profesional.

La evolución continua de los formatos de archivo, así como la incompatibilidad de los aparatos de lectura y la dificultad para el mantenimiento de estos, ha llevado al servicio de Documentación ha un continuo esfuerzo de transferencia de formatos .

Tratamiento Documental

El objetivo fundamental de cualquier servicio de documentación de una emisora de televisión es facilitar la explotación de los documentos conservados.

A la consecución de este objetivo se encaminan los esfuerzos del tratamiento documental de los materiales seleccionados para el archivo.

El resultado del tratamiento documental será una ficha representativa del documento, que permitirá su localización y posterior utilización.

Este tratamiento documental consta de dos fases:

Análisis documental sin visionado: Consiste en la extracción de aquellos elementos formales necesarios para la descripción física de documentos audiovisuales. Este análisis meramente formal se realiza a programas que o bien proceden de la producción ajena. Sobre los no se tienen derechos de utilización o bien son de producción propia de TVV, pero cuentan con escaso valor de reexplotación.

No obstante, el trabajo del documentalista encargado del registro de todos los materiales queda muy aligerado ya que la mayoría de los campos de esta base son captados automáticamente de las bases de datos de los Departamentos de Emisiones y de Producciones Ajenas y otros se rellenan automáticamente a través de un programa de mantenimiento de emisiones que introduce la información de carácter repetitivo.

Análisis documental completo y con visionado: Hay documentos que se consideran como material de archivo más interesante que los anteriores son aquellos que serán más utilizados en producciones futuras, los de producción propia sobre los que se tienen todos los derechos de propiedad o aquellos que tienen un alto valor patrimonial. Estos materiales son seleccionados y analizados en profundidad, superando el nivel anterior de identificación y descripción física para llegar a la representación de su contenido que se hace en la base de datos AXIS de archivo de imágenes de Canal 9.

En general, se puede afirmar que se hace el análisis completo de aquellos programas en los que RTVV ostenta los derechos de explotación y reutilización.

Para conseguir la representación del contenido de los contenidos de estos materiales se realiza un procedimiento de análisis que incluye el visionado extrayendo una lectura del texto visual y otra del texto sonoro del documento, y la indización de los temas tratados con el cumplimiento de la ficha de la base de datos Axis.

En cuanto a la lectura del texto visual, se siguen los siguientes pasos:

- Indicar el código de tiempo -expresado en horas, minutos y segundos - donde se encuentra la imagen dentro de la cinta de vídeo (00'03'22 escolares en el recreo).
- Descripción de la acción que se desarrolla en las imágenes. (01'23'00 atletas entrenando).
- Alusión a las formas visuales que hay que tener en cuenta al describir la imagen (tamaño de los planos, duración de los planos, angulación y movimientos de cámara).
- Iluminación cuando influye de forma determinante la percepción de los objetos (exteriores noche, interiores...).

En relación a la lectura del texto sonoro, sólo recordar que es fundamental para la posterior elaboración del resumen y la extracción de los descriptores, así como para captar el sentido del mensaje. Destacan los siguientes elementos expresivos: voces en directo (declaraciones, intervenciones), voces en off (conexiones telefónicas, off de redactores), música, ruidos de sonido ambiente y de efectos sonoros.

Una vez visionado del documento se procede a el cumplimiento de los campos de la ficha de la base de datos Axis creando un registro que incluye la descripción de las imágenes visionadas anteriormente y, mediante la utilización de descriptores (lenguaje controlado) y de palabras clave (lenguaje natural), la representación de los contenidos del documento

Búsqueda y recuperación

La búsqueda y recuperación de información se hace en el Àrea de documentación Audiovisual de TVV y están soportadas por un potente SGD (sistema de gestión documental).

Usuarios

Los usuarios de documentación audiovisual corresponden al Departamento de Informativos y Deportes del centro de producción de Burjassot y de todas las delegaciones. También son usuarios habituales los procedentes del Departamento de Programación, que a través de Coordinación de Contenidos, Producción o Planificación de la Emisión.

Por otra parte usuarios externos a la organización llegan a documentación audiovisual a través del Departamento Comercial - particulares o productoras que buscan determinadas imágenes de archivo y pagan por ellas según las tarifas establecidas - y a través del Departamento de Relaciones Externas- normalmente instituciones públicas que obtienen las imágenes en virtud a convenios firmados con ellas.

Las bases de datos

En la Unidad de Documentación de RTVV la documentación audiovisual esta soportada por una serie de bases de datos, todas gestionadas por el Sistema de Gestión Documental BRS/Search, que se han ido implementando desde su fundación. Algunas acogen los materiales de los cuales se hace un análisis documental simple (RPRO, parte de VIDE e IMAT) , y las otras guardan el análisis completo de los contenidos de aquellos documentos que se han considerado dignos de una descripción más elaborada. A grandes rasgos, estas son las mencionadas bases:

- VIDE (1989-1993): durante años fue la única base de datos de documentación audiovisual en Canal 9. Incluye diversos niveles de análisis de los documentos análisis de descripción física y análisis de contenido completo. En 1993 se desdobló en otras dos bases AXIS y RPRO.

- AXIS (1993 - ): es desde esta fecha la base de datos que recibe los documentos visionados y con análisis de contenido completo.

- RPRO (1993 - 2003): base de registro de RTVV, recoge todas las emisiones de las dos cadenas Canal 9 y Punt Dos. También incluye el registro del material no emitido como son los originales de cámara o brutos. Solo incluye la descripción física. Presenta el problema de que cada remisión de un mismo programa genera un registro diferente y esto viene a complicar las labores de recuperación, inventario y otras.

- IMAT (2003 - ): para subsanar estos problemas funciona desde el 1 de enero de 2004 esta nueva base de datos en la que se mantiene la unidad documental de la obra completa con las mismas características técnicas, independientemente de las remisiones que esta halla tenido. Tiene algunos campos de contenido, que sin embargo no implican visionado, pues se importan de otros sistemas como el de Emisiones o Producción Ajena.

- BARS (1993 - ): esta base contiene la documentación sonoro de Canal 9 que recibe un tratamiento similar al de las imágenes con un análisis físico y de contenidos.

- TECA ( 2003- ) : Este sistema, a diferencia de BRS / Search, es capaz de hacer cálculos matemáticos con las unidades físicas, genera etiquetas , y permitirá futuros inventarios automatizados del fondo. Es por tanto esta base la que maneja la información completa de los soportes físicos y su unidad documental es la cinta.

Préstamo

En el caso de TVV existe un Sistema de Gestión de Préstamos, soportado por Informix que controla la salida de materiales del centro de documentación.

Dispone por una parte de un lector de códigos de barras que introduce la signatura topográfica de materiales, y por otra de un lector de bandas magnéticas que introduce los datos de los usuarios provenientes de su tarjeta de identificación en la empresa.

Para garantizar al máximo la calidad de los datos se han puesto en funcionamiento recientemente una serie de controles adicionales sobre los campos de usuarios autorizados. Estos controles distinguen entre usuarios internos, usuarios provenientes de empresas externas y por último los usuarios puntuales.

El sistema también permite la elaboración de listados para la reclamación de los materiales prestados cuando han concluido los periodos estipulados de tenencia de los materiales. Al mismo tiempo que imprime o envía por correo electrónico la carta de reclamación con los datos del usuario y del material no devuelto.

También es posible generar estadísticas mensuales y diarias del Sistema de Gestión Documental del número de préstamos y devoluciones y su distribución en la franja horaria.

Existe un enlace entre el Sistema de Gestión del Préstamo, en Informix, y las diversas bases de datos soportadas por BRS, de tal forma que al prestar un material, en el registro de la base de datos aparece en el campo de Disponibilidad el nombre y apellidos del usuario y la fecha del préstamo. Esto es de gran utilidad para el documentalista que hace las búsquedas que puede detectar desde el primer momento si un documento está disponible o que usuario lo tiene en su poder.